Vos équipes oublient certaines étapes au moment de l’ouverture ou de la fermeture de votre établissement ?
Vous manquez de visibilité sur l’activité car vous n’êtes pas toujours sur place ?
Ou vos équipes manquent d’autonomie ?
Alors vous êtes au bon endroit !
Heystan est une application très complète, et dépendamment de votre offre vous n’aurez peut-être pas accès à l’intégralité des éléments présentés ci-dessous (les opérations notamment).
Moment clé dans la gestion d’un établissement, les ouvertures et fermetures peuvent impacter les opérations quotidiennes de façon positive ou négative suivant la manière dont elles sont gérées par vos équipes.
L’application Heystan by Yoobic, grâce à ses différentes fonctionnalités, est un excellent outil pour vous accompagner dans ces étapes clés !
Comment l’utiliser ?
Voilà les solutions sur les différents piliers :
Opérations
Les checklistes : élément clé !
Créer vos checklistes d’ouverture & fermeture par groupe opérationnel mais aussi en fonction des moments de la journée (ex : fermeture après le déjeuner) ou selon les événements (ex : fermeture avant congés).
Créer des checklistes hiver/été (ex : mise en place de la terrasse)
Créer des checklistes complètes pour vos nouveaux collaborateurs & des plus légères pour votre équipe fixe, ils n’ont pas besoin du même niveau de détail (sans oublier vos extras, à qui vous pouvez créer un accès spécifique avec un nouveau groupe)
Les tâches rapides ou ponctuelles, pour gérer les événements, les imprévus, ou corriger le tir par rapport à une fermeture ou ouverture incomplète.
Vous vous direz peut être que c’est plus rapide de le faire vous même, ou de le demander à un collaborateur en direct, mais vous manquerez l’occasion de responsabiliser l’ensemble de votre équipe en leur donnant les clés à tous pour s’améliorer & corriger les erreurs les uns des autres. Ce qui peut vous prendre un peu plus de temps au départ, vous en fera gagner sur le plus long terme !
Apprendre
Intégrer les fiches de postes pour que chacun sache ce qu’il a à faire
Décrire le fonctionnement de l’établissement & des services
Intégrer des documents et vidéos sur le fonctionnement de vos outils & appareils dans votre base de connaissances (ex : process de cloture de caisse)
Communication
Posts sur le fil d’actualités pour communiquer sur les événements, corriger les erreurs
Posts pour repousser les documents et les modules qui concernent ces étapes d’ouverture/fermeture ou les process qui doivent être améliorés
Posts pour préparer vos équipes aux événements & changements de process
Sondage pour solliciter l'avis de vos équipes sur leurs besoins
Globalement, l’idée est de mettre à disposition de vos équipes l’ensemble des informations dont ils ont besoin pour gérer au mieux ces moments clés en imaginant que vous ne pouvez pas systématiquement être derrière eux pour corriger le tir.
N’oubliez pas d’analyser les résultats de vos campagnes, modules & posts afin de pouvoir identifier ce qui fonctionne ou doit être corrigé. Vous pourrez ainsi mettre en place vos plans d’actions !
Pour vérifier cela, demandez à chacun ce dont ils ont besoin, ce sur quoi ils se sentent le moins à l’aise, les derniers problèmes rencontrés dans l’établissement et questionnez-vous : est ce que les solutions ou les ressources sont disponibles dans l’application ? L’objectif premier étant que votre établissement soit opérationnel et pour cela que vos équipes puissent gérer au maximum en autonomie et de manière efficace.
Pour rappel, vous trouverez des vidéos tutorielles dans le portail de ressources qui vous montrent comment mener à bien certaines de ces étapes.
