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Comment améliorer la gestion de l’hygiène dans vos établissements avec Heystan ?

L’hygiène : sujet clé de tout établissement accueillant du public, il n’est pourtant pas le sujet préféré de vos équipes !


À ce titre, ils essaient plutôt de se débarrasser de ces tâches ou de les faire faire par quelqu’un d’autre. Heystan vous propose plusieurs clé pour optimiser ces tâches récurrentes, en s’appuyant sur les différents piliers de l’application.




Heystan est une application très complète, et dépendamment de votre offre vous n’aurez peut-être pas accès à l’intégralité des éléments présentés ci-dessous (les opérations notamment).


Apprendre


Mettez à disposition de vos équipes l’ensemble des informations dont ils ont besoin pour réaliser ces tâches :

  • Intégrer ces missions à leurs fiches de poste

  • Un dossier de process comprenant des photos & vidéos tutorielles explicatives montrant le résultat attendu (& non pas des espaces rangés approximativement ! C’est toujours mieux de montrer l’exemple) :

    • Pour chaque espace : cuisine, salle, chambre froide, réserve, espaces communs, escaliers, ascenseur, etc

    • Pour chaque groupe opérationnel : réception, cuisine, salle, technique, extras, etc

    • Pour chaque moment de la journée & semaine &/ou mois : après le service du midi, avant le service du soir, avant fermeture pour congés, etc

    • Pour tous types de matériel : four, presse-agrumes, mais aussi les menus, les panières à pain, le sel & le poivre, etc

    • Enfin détaillez quand, comment & à quelle fréquence le nettoyage doit être fait.

      • Ex : Le four doit être nettoyé tous les dimanche, par le chef de partie chaud, avec les produits XX qui se trouvent rangés dans XX.

      • En complément, tournez une vidéo tuto montrant les différentes étapes (ex : comment démonter et remonter la porte pour mettre les vitres à la plonge)

A moins d’être fan de Marie Kondo, personne ne consulte ce type de contenu par passion ! Alors même si vos équipes savent que ça fait partie du job, rendez-ça fun ! Comment ? En proposant du contenu sur un ton plus léger voir humoristique, mettez-vous en scène, ou mieux encore : mettez-les en scènes ! Faites les participer en prenant part à ces contenus de formation, ils n’en seront que plus impliqués par la suite !!



Opérations


Une fois encore, les checklistes seront votre meilleur allié ! Que ce soit pour lister les tâches de nettoyage quotidiennes ou via des audits d’espaces plus poussés, elles vous permettront de ne pas passer à côté d’un joint des frigo ou d’un rebord de fenêtre !

  • Créer autant de campagnes que vous avez d’espaces, de groupes opérationnels & de temps forts.

  • Utilisez la fonctionnalité photo, afin de pouvoir contrôler la propreté tout en étant à distance.

  • Privilégiez le statut personnalisé dans la conformité, afin d’avoir un oeil sur ce qui est remonté par vos équipes

  • Générez des plans d’actions à partir de vos retours & analyses

  • Utilisez les tâches rapides pour les missions ponctuelles (ex : nettoyer les parasols, les lampes, le mobilier d’extérieur)

  • Pensez à créer des versions plus complètes pour vos nouveaux collaborateurs (où sont rangés l’ensemble des produits d’hygiène, liste de tous les espaces en détails, personnes ressources, etc)


Vous vous direz peut être que c’est plus rapide de le faire vous même, ou de le demander à un collaborateur en direct, mais vous manquerez l’occasion de responsabiliser l’ensemble de votre équipe en leur donnant les clés à tous pour s’améliorer & corriger les erreurs les uns des autres. Ce qui peut vous prendre un peu plus de temps au départ, vous en fera gagner sur le plus long terme !




Communication


Dernier levier, communiquer sur les satisfactions & les irritants & les tâches à effectuer :

  • Créer une communauté sur les irritants (vidéo tuto créer une communauté)

  • Postez les résultats de vos audits d’hygiène & les points à améliorer

  • Partagez les plans d’actions (tâche immédiate, hebdomadaire, moyen ou long terme)

  • Les nouvelles règlementations (ex : Loi AGEC : process nettoyage de la vaisselle)

Bonne pratique : sollicitez vos équipes via un sondage sur les zones/endroits/matériels qu’ils trouvent les plus sales & utilisez leurs retours pour générer des plans d’actions plus ponctuels qui viennent en parallèle des actions menées chaque jour.

Opération à répéter de manière bi-anuelle ou chaque trimestre.


Enfin n’oubliez pas de prendre en compte les retours de vos clients & de vous asseoir à leur place pour observer votre établissement sous un oeil différent !



Globalement, l’idée est de mettre à disposition de vos équipes l’ensemble des informations dont ils ont besoin pour gérer au mieux ces moments clés en imaginant que vous ne pouvez pas systématiquement être derrière eux pour corriger le tir.


N’oubliez pas d’analyser les résultats de vos campagnes, modules & posts afin de pouvoir identifier ce qui fonctionne ou doit être corrigé. Vous pourrez ainsi mettre en place vos plans d’actions !

Pour vérifier cela, demandez à chacun ce dont ils ont besoin, ce sur quoi ils se sentent le moins à l’aise, les derniers problèmes rencontrés dans l’établissement et questionnez-vous : est ce que les solutions ou les ressources sont disponibles dans l’application ? L’objectif premier étant que votre établissement soit opérationnel et pour cela que vos équipes puissent gérer au maximum en autonomie et de manière efficace.



Pour rappel, vous trouverez des vidéos tutorielles dans le portail de ressources qui vous montrent comment mener à bien certaines de ces étapes.



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